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Kalender & BelegungWählen Sie je Standort eine Wochenansicht, eine klassische Zimmer-Monatsmatrix, eine Monatsansicht oder eine Jahresübersicht. Wochen- und Monatsansicht können ganze Tage oder ein 30-Minuten-Raster zeigen. Datum, Kalenderwoche und Heute-Button führen schnell zum gewünschten Zeitraum.
Buchungen lassen sich öffnen, duplizieren und in freigegebenen Kalendern per Drag-and-drop verschieben. Ein Doppelklick auf eine freie Fläche bereitet einen neuen Termin vor. Nach dem Speichern kehren Sie zur gewählten Ansicht zurück.
Ein € kennzeichnet bezahlte Termine. B steht für bestätigt, nB für noch nicht bestätigt. Grün, Gelb und Rot ergänzen die Symbole. Sperrzeiten und der heutige Tag sind gesondert markiert.
Die Darstellung wird für jeden einzelnen Standort gewählt. So kann eine Vermietung mit ganzen Tagen arbeiten, während ein Behandlungsstandort im halbstündlichen Raster bleibt. Ein gemeinsamer Kalender kann Raumspalten nebeneinander zeigen. Standortlinks lassen sich als übersichtliche Kalenderansicht mit Aktualisieren-Schaltfläche verwenden; bearbeitbare und schreibgeschützte Ansichten unterscheiden sich nach der hinterlegten Freigabe.
Bezahlt und bestätigt wird dunkelgrün angezeigt. Wenn eine der beiden Voraussetzungen noch fehlt, ist der Termin gelb; fehlen beide, ist er rot. Ergänzende Zeichen bleiben auch bei eingeschränkter Farberkennung verständlich: € erscheint bei Zahlungseingang, B bei Bestätigung und nB ohne Durchstreichung bei ausstehender Bestätigung. Ein Termin bleibt zum Öffnen und Bearbeiten anklickbar.
Onlinebuchung & BestätigungEin eigener Link und QR-Code führen zur Buchung des jeweiligen Standorts. Kundinnen und Kunden wählen einen tatsächlich freien Termin, die gewünschte Leistung und – soweit freigegeben – ein Zimmer oder eine Präferenz.
Arbeitszeiten, freie Zeitfenster und Sperren für Stunden, Tage, Wochen oder Monate begrenzen das Angebot. Sonntage und gesetzliche Feiertage lassen sich sperren; die Feiertagsberechnung berücksichtigt das gewählte Bundesland.
Buchungen müssen innerhalb einer einstellbaren Frist von 1, 2, 4, 10, 12 oder 24 Stunden bestätigt werden. Unbestätigte Reservierungen werden nach Ablauf freigegeben. Dafür muss der Wartungsjob regelmäßig laufen.
Der Endkundenbereich unterstützt Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Terminübersicht und mögliche Verschiebungen. Gastbuchungen verlangen ebenfalls E-Mail und Telefon und enthalten einen Hinweis auf die eingeschränkte Selbstverwaltung.
Artikel enthalten Bezeichnung, Beschreibung, Preis und Dauer. Diese Angaben lassen sich nachträglich bearbeiten und speichern; ein Artikel kann deaktiviert werden, ohne ihn für die weitere Verwaltung aus der Datenbank zu entfernen. Dauer und freie Ressourcen beeinflussen die verfügbaren Buchungszeiten. Der Kunde bekommt die angebotenen Termine für den gewählten Tag statt einer freien Eingabe außerhalb der freigegebenen Zeiten.
Angelegte Räume bilden die verfügbaren Zimmernummern. Bei einer freigegebenen Auswahl können Kunden ihre Präferenz wählen; keine Präferenz bleibt die Voreinstellung. Mitarbeiterbilder lassen sich optional für das Buchungsangebot verwenden. E-Mail und Telefonnummer ermöglichen Rückfragen, auch wenn die Buchung als Gast ohne dauerhaftes Endkundenkonto erfolgt.
Gutscheine & LadenverkaufGutscheinartikel lassen sich mit Bezeichnung und Beschreibung verwalten. Barverkäufe können ohne Endkundenkonto erfasst werden. Eine bestätigte Onlinezahlung aktiviert den digitalen Gutschein; Bargeld wird erst nach manueller Zahlungsbestätigung freigegeben.
Ein Prüf-QR führt zum aktuellen Status. Bei einer Teil-Einlösung sinkt der Restwert; Datum, Betrag und bearbeitende Person werden protokolliert. Vollständig eingelöste digitale Gutscheine sind nicht erneut verwendbar. Die Anwendung ersetzt keine unabhängige Revisionsprüfung.
Blankogutscheine besitzen einen separaten Nummernkreis nach dem Muster BL-Jahr-Monat-001. Druckaufträge, Nachdrucke und Ausgabelisten sind nachvollziehbar. Diese Papiergutscheine haben keine digitale Wert- oder Einlöseprüfung. Ein berechtigter Administrator kann das Blankoregister passwortgeschützt zurücksetzen.
Das Fachprogramm enthält Designauswahl, A4-Vorlagen, Duplex- und Faltmarkierungen sowie Varianten ohne Buchungs-QR. Bestehende Sawadee-Vorlagen gehören zum ursprünglichen Coburg-Betrieb; andere Unternehmen erhalten neutrale Vorlagen.
Der hinterlegte Katalog unterstützt Gutscheinwerte von 10, 25, 50, 75, 100, 125 und 150 Euro. Im Laden kann ein Verkauf ohne Kundenkonto erfasst werden; er wird als Barverkauf ausgewiesen. Der Zahlungsstatus bleibt zunächst offen. Erst nach tatsächlichem Zahlungseingang gibt eine berechtigte Person den Gutschein frei. Der digitale Gutschein behält eine eindeutige Nummer und seinen nachvollziehbaren Verlauf.
Bei der Prüfung werden ein deutliches Gültigkeitssymbol, der aktuelle Restwert und gegebenenfalls Einlöseangaben angezeigt. Eine Teil-Einlösung von 25 Euro aus einem 50-Euro-Gutschein lässt 25 Euro Guthaben übrig. Nach dem Speichern erinnert das Programm daran, den Restwert handschriftlich auf dem Papiergutschein zu vermerken. Die nächste Prüfung verwendet wieder den aktuellen gespeicherten Wert.
Ein Druckauftrag über mehrere neue Blankogutscheine reserviert einzelne Nummern im unabhängigen monatlichen BL-Nummernkreis. Ein Designwechsel innerhalb eines vorhandenen Auftrags erzeugt keinen neuen Verkauf; ein Nachdruck wird als solcher behandelt. Die Ausgabeliste bietet Felder zum Abhaken und zum handschriftlichen Eintragen von Ausgabedatum und Geldbetrag. Blankovorlagen verwenden den Buchungs-QR, keinen digitalen Einlöse-Prüfcode.
Kunden & KommunikationKundenkontakte, Bestätigungsstatus, Buchungen, Gutscheinbezüge und Belege stehen zusammen. Nicht bestätigte Konten können einen neuen Bestätigungslink erhalten.
Das Programm unterstützt E-Mail-Benachrichtigungen und vorbereitete WhatsApp-Nachrichten. Ein WhatsApp-Link verschickt keine Nachricht automatisch. Für verlässlichen E-Mail-Versand müssen Absender, Domain und Hosting korrekt eingerichtet sein.
Buchungsinformationen gehören zum Geschäftsvorgang. Werbliche Mailings dürfen nur an Kontakte mit passender Einwilligung oder anderweitiger zulässiger Grundlage gehen. Das neue Werbetool erstellt Vorlagen und Exporte; es versendet keine Kampagne ungefragt.
In der Kundenkarte ist erkennbar, ob eine E-Mail-Adresse bereits bestätigt wurde. Bei Bedarf lässt sich der Bestätigungslink erneut senden. Termine enthalten eine Absagemöglichkeit. E-Mail-Absagen an ausgewählte betroffene Buchungen lassen sich gemeinsam vorbereiten. Nachrichten per WhatsApp werden im vorgesehenen Kommunikationsweg geöffnet und anschließend bewusst versendet.
Rechnungen & AuswertungRechnungen, Quittungen, Auswertungen, Kostenimporte und Fahrtenbuch bleiben im Firmen-Arbeitsbereich. Die Zahlen eines Firmenkunden werden in dessen eigener Datenbank verarbeitet.
Die SaaS-Abrechnung führt Tarif, Nutzungszeitraum und Rechnungen des Softwareabos separat. Auf Rechnung erfolgt die Freischaltung nach bestätigtem Zahlungseingang. Optional kann Stripe wiederkehrende Zahlungen übernehmen, sobald der Betreiber seine Zugangsdaten und Preise eingerichtet hat.
Manuell erstellte SaaS-Rechnungen enthalten eindeutige Nummern, eingefrorene Absender-/Empfängerdaten, Leistungszeitraum und Steuerbeträge. Die Druckansicht kann als PDF gespeichert werden; ein UBL-XML-Export ist zusätzlich vorgesehen. Ein Format allein ist keine steuerliche Einzelfallprüfung.
Firmenkonten & BenutzerrechteJedes Firmenkonto wird einer eigenen MySQL-Datenbank und einem eigenen privaten Dateiverzeichnis zugeordnet. Die zentrale Anmeldung verwaltet Mitgliedschaften, nicht die operativen Buchungsdaten. Nach E-Mail-Bestätigung legt der Einrichtungsdienst automatisch eine eigene Datenbank und einen isolierten Benutzer an. Der technische Datenbankname wird intern erzeugt. Die persönliche Anmeldung erfolgt mit der E-Mail-Adresse.
Eigentümer, Administratoren, Mitarbeitende und Abrechnungsbenutzer erhalten unterschiedliche Zugriffe. Einladungen gelten zeitlich begrenzt. Benutzerlimits und Standortlimits werden serverseitig geprüft.
E-Mail-Bestätigung, Passwort-zurücksetzen, Kontoübersicht, Teamverwaltung, Rechnungsdaten und Abrechnung sind Bestandteil des neuen Firmenportals. Zugang zur operativen Anwendung setzt einen eingerichteten Arbeitsbereich und einen gültigen Nutzungszeitraum voraus.
Jede kostenpflichtige Bestellung enthält zusätzlich zum Softwaretarif eine eigene monatlich gemietete MySQL-Datenbank. Die Position kann nicht abgewählt werden. Der Einrichtungsdienst erstellt diese Datenbank automatisch nach der bestätigten Registrierung. Der Betreiber konfiguriert dafür einmal seinen geschützten Servicezugang. Die Bestellübersicht zeigt Softwarepreis, Datenbankmiete, den eventuell gewählten Backup-Zusatz, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag transparent.
Mit gebuchter Zusatzoption löst eine erfolgreich gespeicherte Buchung oder Buchungsänderung eine Sicherung der eigenen Firmendatenbank aus. Bei einer Transaktion wird auf den erfolgreichen Abschluss gewartet. Der Firmenbereich zeigt Status und Zeitpunkt der Sicherungen und bietet den berechtigten Download nach erneuter Passworteingabe. Aufbewahrung und monatlichen Aufpreis legt der Betreiber fest; hochgeladene Dateien benötigen zusätzlich eine Dateisicherung.
Starttexte, alle Funktionsbeschreibungen, Branchen, Anbieterangaben, rechtliche Texte und Bildmotive lassen sich nach Anmeldung im neuen Design bearbeiten. HTTPS schützt die Übertragung. Technische Geheimnisse werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, Kontopasswörter gehasht. Eine Authenticator-App kann die Anmeldung als zweiter Faktor absichern; Wiederherstellungscodes gelten jeweils nur einmal.
Teammitglieder erhalten Einladungen an ihre eigene E-Mail-Adresse und eines der vorgesehenen Zugriffsprofile. In der Verwaltung wird zuerst die gewünschte Person ausgewählt. Ein Firmenzugang kann deaktiviert, reaktiviert oder mit Passwortbestätigung entfernt werden. Die zentrale Zuordnung wird bei Anfragen erneut geprüft, damit eine deaktivierte Mitgliedschaft keinen weiteren Zugriff auf den Firmenbereich erhält.
Flyer, Preislisten & DruckDie hinterlegten Leistungen und Preise bilden die Grundlage für druckbare Preislisten und Flyer. Öffnungszeiten werden aus den freigegebenen Buchungszeiten übernommen.
Farbliche und sparsame Varianten unterstützen Gutscheindruck und DIN-Lang-Umschläge. Papierformat, Einzug und randloser Druck werden weiterhin im Druckdialog bzw. Druckertreiber eingestellt.
Die Kalenderbildanalyse vergleicht Alt und Neu, berücksichtigt kleine Verschiebungen und Helligkeitsunterschiede und erzeugt das farbig markierte Bild „Analysiert“. Erkannte Bildunterschiede müssen vor einer Übernahme als Belegung geprüft werden.
Gutscheinvorlagen und Umschlagmotive werden vor dem Druck ausgewählt und als Vorschau geöffnet. Varianten mit weißem Papierbereich sparen flächige Hintergrundfarbe. A4-Ausgaben berücksichtigen Faltmarkierungen; DIN-Lang-Umschläge verwenden die vorgesehenen Abmessungen 220 × 110 mm. Eine Testkontur und einstellbarer Druckversatz helfen bei der Anpassung an den tatsächlichen Einzug des Druckers.
WerbewerkstattDie Werbewerkstatt erstellt Vorlagen für LinkedIn, Instagram, Facebook, kurze Suchanzeigen, E-Mail und Landingpages. Branche, Nutzen, Angebot und Handlungsaufforderung lassen sich anpassen.
Aus einer Kampagnenbezeichnung entstehen Links mit UTM-Parametern. Damit lassen sich Zugriffe in einem separat eingerichteten Analysesystem zuordnen. Ohne ein solches System behauptet Flow keine Reichweite oder Abschlüsse.
Texte können kopiert oder als Textdatei exportiert werden. Die bereitgestellten Motive stehen als Downloads zur Verfügung. Veröffentlichung, Werbebudget und Mailversand bleiben eine bewusste Entscheidung des Betreibers.